Gestionnaire de Conformité du Lobbying - Fonctionalités et bénéfices
- Détection automatique de l’information qui doit être déclarée
- Synthèse de l’information qui doit être déclarée au Commissariat au lobbying du Canada
- Imputabilité individuelle
- Personnalisation
- Liste partagée de titulaire de charge publique (Contacts)
- Impression
- Recherche
- Support technique
Détection automatique de l’information qui doit être déclarée
Les membres de votre organisation doivent seulement entrer dans le gestionnaire de conformité, les activités de lobbying auxquelles ils participent, telles que les initiatives de représentation et les communications. À partir de ces informations, le gestionnaire de conformité va automatiquement détecter toute nouvelle information qui doit être déclarée au Commissariat au lobbying du Canada.
Par exemple, si un membre de votre organisation communique avec une institution gouvernementale avec laquelle votre organisation n’a jamais communiqué, le gestionnaire de conformité va automatiquement détecter cette situation, afin que l’information puisse être déclarée au Commissariat au lobbying du Canada à la fin de la prochaine période de déclaration.
La détection automatique repère les informations qui doivent être déclarées au Commissariat au lobbying du Canada telles que :
- Les nouvelles initiatives de représentations.- Les nouvelles institutions gouvernementales avec lesquelles votre organisation a eu des communications.
- Les nouveaux sujets sur lesquels votre organisation a eu des communications.
- Les nouvelles techniques de communications utilisées par votre organisation.
- Les nouvelles personnes dans votre organisation qui participent à des activités de lobbying.
- Toutes les communications que votre organisations a avec des titulaires d'une charge publique désignée.
Synthèse de l’information qui doit être déclarée au Commissariat au lobbying du Canada
L’information identifiée par le gestionnaire de conformité qui doit être déclarée au Commissariat au lobbying du Canada, est présentée dans un rapport qui contient seulement l’information qui doit être déclarée pour une certaine période de déclaration.
En utilisant ce rapport, le déclarant responsable de déclaré l’information en vertu de la loi, peut rapidement et facilement identifier quelles informations doivent être déclarées. L’information contenu dans le rapport doit être déclarée au Commissariat au lobbying du Canada par le biais de leur site web public : http://www.ocl-cal.gc.ca/
Le gestionnaire de conformité impose l’imputabilité individuelle de trois manières :
1) Chaque membre de votre organisation qui participe à des activités de lobbying sujettes aux obligations de déclaration aura un compte utilisateur dans le gestionnaire de conformité. Chaque membre à la responsabilité d’entrer dans le gestionnaire de conformité l’information requise sur leur activités de lobbying. Ainsi, toute information entrée qui doit être déclarée sera automatiquement détectée. Voir Détection automatique de l’information qui doit être déclarée.
2) Le gestionnaire de conformité enregistre dans un registre toute addition d’information effectuée dans le système par les utilisateurs. Tout les changements subséquents sont également enregistrés dans le registre. Il est donc possible de déterminer quel utilisateur est responsable pour l’information entrée dans le gestionnaire de conformité.
3) Le déclarant peut rapidement vérifier quels utilisateurs ont entré des communications dans le gestionnaire de conformité et quels utilisateurs ont entré un rapport « Rien à déclarer » (indique que l’utilisateur n’a participé à aucune activité de lobbying devant être déclarée) pendant une période de déclaration. En somme, le déclarant dans votre organisation peut s’assurer que les autres individus qui participent à des activités de lobbying remplissent leur devoir de divulgation.
Le gestionnaire de conformité peut être personnalisé pour rencontrer les besoins spécifiques de votre organisation :
1) Vous pouvez ajouter, modifier, et supprimer n’importe quelle valeur qui apparaît dans des listes qui nécessitent qu’un utilisateur fasse une sélection. Vous avez un contrôle total sur le contenu de ces listes.
2) Pour chaque type d’information dans le gestionnaire de conformité (Initiatives de représentation, Communications, Titulaire de charge publique), il est possible d’ajouter des champs d’information supplémentaires. Par exemple, il est possible :
- d’ajouter un champ date pour la date de naissance d’un titulaire de charge publique;
- d’ajouter un champ texte pour l’adresse courriel d’un titulaire de charge publique;
- d’ajouter un champ texte pour entrer le nom de la personne responsable d’une initiative de représentation.
Liste partagée de titulaires de charge publique (Contacts)
Un titulaire de charge publique avec lequel votre organisation entre en contact devra être entré dans le gestionnaire de conformité qu'une seule fois. Tout les autres utilisateurs pourront sélectionner ce titulaire de charge publique dans leur communications sans devoir entrer les informations sur le titulaire de charge publique une deuxième fois.
Chaque écran dans le gestionnaire de conformité peut facilement être imprimé à l’aide d’une vue des données adaptée à l’impression.
Il est possible d’effectuer de la recherche pour chaque type d’information dans le gestionnaire de conformité (Initiatives de représentation, Communications, Titulaire de charge publique). Les utilisateurs peuvent effectuer de la recherche en spécifiant des critères de recherche pour chaque champ d’information qui constitue un type d’information.
Les utilisateurs du gestionnaire de conformité peuvent envoyer des questions directement à l’équipe de support technique de S.G.I.R. en utilisant un bouton dans la barre d’outils principale.